Cómo escribir informes comerciales

A medida que su empresa crece, la redacción de informes comerciales formales es inevitable. Estos informes son más que cifras y hechos. Son la cara de su empresa y deben ser profesionales y estar bien redactados para dejar la mejor impresión. Independientemente del contenido o la audiencia, existe un método básico que puede seguir para crear su informe.

7 pasos para redactar un informe comercial

Los informes exitosos requieren planificación para que pueda transmitir la información con claridad. Si su empresa tiene informes comerciales anteriores archivados que consideró exitosos, revíselos para tener una idea de lo que pueden estar buscando. Independientemente de que haya ejemplos de informes anteriores disponibles, siga estos pasos cuando cree un informe comercial.

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1. Determine el propósito del informe

Hay muchos tipos de informes comerciales. El primer paso es determinar por qué está escribiendo el informe. ¿Este informe es para el directorio de la empresa? Es uninforme financiero anualpara los accionistas? Estas escribiendo uninforme para evaluar a un empleado? Es unreporte de incidenterelacionado con un accidente laboral? Comprender el motivo del informe le ayuda a seleccionar la información necesaria para la audiencia prevista.

2. Identificar y adaptarse a la audiencia

Tu estilo de escritura debe respetar a tu audiencia. El nivel educativo de la escritura debe coincidir con los que leerán el informe. Es posible que los empleados no necesiten todos los datos que puedan necesitar los ejecutivos de la empresa. Es posible que una organización externa no necesite acceder a ninguna información considerada clasificada por su empresa. El informe puede llegar a varias audiencias a la vez; puede que tenga que incorporar las preocupaciones de cada grupo en una o quizás escribir más de una versión para enfocarse en cada audiencia.

3. Recopilar y organizar la investigación

Reúna todos los datos que se cubrirán en el informe. Esto puede incluir varias cosas:

• Informes de ventas
• Proyecciones
• Informes de asistencia
• Gastos
• Estados financieros
• Estadísticas de producción

Es posible que deba recopilar datos adicionales, como entrevistas,análisis de clientes, o información de la competencia para una vista más completa. Otro punto que debe recordar es que deberá explicar los métodos y procedimientos que utilizó para recopilar sus datos. Esto agrega credibilidad a los hallazgos y permite a los lectores confiar en su información.

4. Haz el análisis

En este punto, debe tomar los datos que tiene y darle sentido a todos. Ya ha determinado sus razones para escribir este informe; ahora debe tomar los datos e intentar abordarlos. Interprete los datos, comprenda qué significan estos datos y cómo podrían ser útiles para los lectores. ¿Qué preguntas responden los datos?

• Laanálisises una parte clave del informe comercial; debería poder ofrecer conclusiones y recomendaciones utilizando este análisis. Por ejemplo, en el caso de la expansión, querrá evaluar los costos de la expansión y cuántos ingresos se esperan. También vería las razones de la expansión, como aumentos en la demanda y objetivos a largo plazo para la empresa, así como fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas relevantes a través de unanálisis FODA.
• Para facilitar la lectura, es posible que también deba crear cuadros, tablas o gráficos para sus datos y análisis. Esto les da a los lectores los números o viñetas en forma fácil; también puede ser útil si tiene que hacer una presentación de diapositivas con su informe.

5. Dar formato al informe

Una vez que haya realizado la investigación y haya analizado los datos, el siguiente paso es formatear el informe. La mayoría de los informes comerciales contienen secciones específicas; puedes desarrollar un contorno que incluye los datos de cada una de estas partes.

Resumen ejecutivo - Este es un resumen de los puntos clave del informe, incluidas las recomendaciones. Introducción - Esto detalla por qué se está redactando el informe. Hallazgos / Datos - Contiene la investigación, el análisis y los gráficos y tablas. Conclusiones - Esta sección contiene el resumen de la sección de hallazgos. Recomendación s - ¿Cuáles son las sugerencias basadas en los hallazgos y conclusiones del informe?

Al crear el esquema, debe hacer una lista de temas y subtemas importantes y luego organizar sus temas en un orden lógico. La mayoría de los informes funcionan mejor con una organización de subtemas y temas, pero utilizan otro formato si se adapta mejor a sus datos.

6. Escríbalo

Usando su esquema como marco, luego puede escribir un borrador del informe usando la información que investigó o analizó. El objetivo es plasmar tus pensamientos y puntos clave en papel; esta versión no necesita ser gramaticalmente perfecta ni estar formateada correctamente todavía. Puede editar el papel más tarde.

7. Revise los puntos principales del resumen ejecutivo.

El resumen ejecutivo se puede escribir al final como una versión abreviada del informe general; mucha gente espera hasta que el artículo esté terminado antes de escribir este resumen. Este resumen debe incluir:

Una breve declaración sobre el propósito del informe : Un ejemplo de inicio podría ser: 'Nuestra empresa busca expandir sus operaciones a nuevos territorios. Este informe revisa nuestras capacidades actuales y lo que se necesitaría para pasar a áreas adicionales '. Información de antecedentes importante : Un ejemplo de información de antecedentes podría ser: 'La empresa XYZ vende productos y servicios en un área de tres estados actualmente y emplea a 300 personas. Cada estado adicional agregado requeriría $ 500,000 en capital y 75 trabajadores adicionales '. Hallazgos o datos clave : Con la información que incluyó en su informe, debe señalar los análisis clave que desea que el lector conozca. Por ejemplo: 'Para expandirse a 2 estados adicionales, la empresa XYZ necesitaría contratar 150 trabajadores más y construir 2 fábricas nuevas. Se prevé que cada fábrica genere $ 750,000 en ingresos el primer año después de su finalización '. Conclusiones clave : En esta sección, debe resumir lo que dicen los hallazgos. Por ejemplo, sería importante decir: 'Poner los elementos necesarios en su lugar requeriría $ 1 millón en gastos de capital y 3 meses para completar la construcción. Los ingresos proyectados de esta expansión son de $ 1,5 millones . Las recomendaciones más importantes : Incluya las recomendaciones. ¿Qué debe hacer la empresa con la información que ha presentado en el informe? Un ejemplo es 'La empresa XYZ debería planear expandirse a 2 estados y asignar $ 1 millón para la construcción esperada'.

El resumen ejecutivo debe tener suficiente información para que un ejecutivo ocupado pueda leer esa parte del informe y tener una buena idea sobre el documento en sí. En algunos casos, el resumen ejecutivo puede ser todo lo que se lee. Idealmente, el resumen ejecutivo debe tener una página o menos. Revisa estoejemplo resumen ejecutivopara ayuda.

Problemas comunes de informes comerciales que se deben evitar

Hay algunos problemas generales que se deben evitar al redactar un informe comercial.

Cuida tu lenguaje: Mantenga el lenguaje formal para mantener la propiedad. Palabrería: Sé conciso. No use diez palabras si dos son suficientes. Demasiada jerga: No lo use si puede evitarlo. Si debe usar jerga, defina el término la primera vez que lo use.

Asegúrese de que su informe sea fluido y de que los datos, las conclusiones y las recomendaciones se integren entre sí. El lector debe poder seguir el razonamiento que muestra cómo llegó a sus puntos finales.

Completar un informe eficaz

Después de terminar su primer borrador, es hora de revisarlo. Todos los informes comerciales se beneficiarán de la revisión. Corrección de pruebas el informe le ayuda a redactar un informe eficaz que logre los objetivos de su organización. Tómese su tiempo y esté atento a los detalles, y podrá redactar informes comerciales eficientes y profesionales.