MUESTRAS DE CARTAS DE SOLICITUD DE PAGO

¿Necesita escribir una carta de solicitud de pago? Si bien contactar a los clientes y pedirles que paguen las facturas vencidas es desagradable, es algo que las personas que poseen y administran negocios ciertamente tienen que hacer de vez en cuando. Para usar la plantilla de carta proporcionada aquí, simplemente haga clic en la imagen a continuación. El documento se abrirá como un archivo PDF que luego podrá editar, guardar e imprimir según sea necesario. Utilizar esteguía de imprimibles de Adobesi necesita ayuda sobre cómo utilizar este documento.

Solicitud de carta para el pago del monto del saldo

Utilice esta plantilla si necesita escribir una carta de solicitud de pago de saldo pendiente.

Carta de solicitud de pago anticipado a un cliente

Utilice esta plantilla en una situación en la que un cliente haya contratado con usted productos o servicios para los que se requiera un pago por adelantado.

Carta de solicitud de pago por adelantado

Solicitud de carta de liberación de pago

Utilice este modelo de carta como punto de partida para solicitar la liberación de un pago retenido endepósitopendiente de la finalización de una transacción.

Consejos para redactar una carta de solicitud de pago

Si bien debe ajustar la información en la plantilla para que coincida con su situación, es importante usar un tono apropiado y asegurarse de que el documento tenga un formato profesional.

Use un tono apropiado

Al enviar una carta a un cliente o un cliente solicitando el pago, es esencial comunicar su punto de la manera más clara posible, manteniendo un tono profesional y positivo. No envíe una primera o segunda solicitud que sea tan negativa que el cliente se sienta atacado. Si el tono es demasiado severo, el cliente puede sentir que no tiene sentido tratar de continuar una relación con su empresa. Cuando eso sucede, existe el riesgo de que el cliente decida no pagar la factura, ya que no le preocupa preservar la relación.

Utilice formato profesional

Utilice papel con membrete de la empresa y un formato de carta comercial estándar si envía una carta de solicitud de pago por correo o fax. Dependiendo de los procedimientos de correspondencia de su empresa, también puede ser aceptable que transmita la carta a través deEmail. Si es así, es mejor incluir la carta en el cuerpo del mensaje de correo electrónico en lugar de como un archivo adjunto. No es necesario crear una plantilla con membrete para un mensaje de correo electrónico, pero debe cerrar la comunicación con la firma de correo electrónico oficial de su empresa.

Siguiendo

Si envía una carta de solicitud de pago en una cuenta vencida y no recibe respuesta del destinatario dentro de los 30 días, considere realizar una llamada telefónica de seguimiento. Al igual que con la carta, conviene mantener un tono positivo. Intente hablar directamente con la persona responsable de pagar la factura y confirme la recepción de la carta. Si puede hablar con la parte responsable, ofrézcase aprocesar pago con tarjeta de créditopor teléfono o en línea. De lo contrario, pregunte cuándo puede esperar recibir el pago. Tome nota de la fecha y realice un seguimientocarta de pago atrasado.

Acciones adicionales para la colección

Si el pago no se recibe según lo acordado, deberá escalar la cuenta al siguiente paso en el procedimiento de su empresa para administrar las cuentas morosas. Si la factura permanece impaga durante un período prolongado de tiempo, el tono de las cartas de cobranza futuras deberá ser más firme, y eventualmente se entregará a una agencia de cobranza si es necesario. Si bien es cierto que existen circunstancias bajo las cuales se deben tomar las acciones finales de cobranza, no es aconsejable hacerlo hasta que haya agotado todas las vías posibles para resolver el pago atrasado de manera amistosa. Hasta que esté realmente listo para enviar la cuenta a cobranza o emprender acciones legales, no mencione tales acciones en la correspondencia de solicitud de pago con personas o empresas cuyas cuentas estén vencidas.